Для многих компаний оплата хозяйственных или основных расходов картой является гораздо более удобным вариантом, чем совершение банковского перевода с помощью реквизитов. К таким расходам можно отнести, например, накладные, представительские, командировочные и транспортные расходы. Корпоративная банковская карта, которой можно пользоваться ограниченным кругом сотрудников, помогает компаниям решать эту задачу.

Но стоит ли вашей компании заботиться об этом, и какие преимущества корпоративная карта может принести? В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с использованием корпоративных карт для юридических лиц, и проанализируем условия и тарифы нескольких банков, предлагающих эту услугу.

Как использовать корпоративные банковские карты

Корпоративная банковская карта отличается от обычной тем, что она связана со счетом юридического лица. Банковская карта может быть как дебетовой, так и кредитной, а также может быть именной или на предъявителя. Она может быть использована, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет.

Использование корпоративной карты упрощает и оптимизирует расходы компании, подобные расходам физического лица. Такие расходы, как праздники в отделе, проживание в гостинице на командировке, обеды с клиентами, заказ такси и многие другие, могут быть оплачены с помощью корпоративной карты.

В статье рассматриваются особенности оформления и обслуживания корпоративных карт. Для начала следует обратить внимание на то, что процесс выпуска и выдачи данных платежных инструментов происходит в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», которое было утверждено ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П.

Если на предприятии возникает необходимость в корпоративной карте, то руководитель должен обратиться в банк с заявлением. Помимо заявления, может потребоваться предоставление определенных документов. Конкретный список необходимых документов определяется каждым банком по своему усмотрению.

После того как заявление и пакет документов будут рассмотрены, и решение банка будет положительным, подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративной карты. В данном договоре должна быть отражена информация о сотрудниках, которые будут использовать данные платежные инструменты. Также, каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например, не более 50 000 рублей в месяц.

Способ использования корпоративных банковских карт зависит от руководства компании и определяется в соответствующем локальном нормативном документе, известном как Положение. Этот документ определяет порядок использования карты и содержит ответы на следующие вопросы:

Как использовать PIN-код карты

PIN-код является конфиденциальной информацией, которую нельзя разглашать третьим лицам.

Когда нужно предоставить отчет о расходах с карты

Обычно сотрудники обязаны предоставлять отчеты директору организации и / или главному бухгалтеру в течение пяти рабочих дней со дня использования карты.

Какие санкции предусмотрены при нарушении сроков предоставления отчета

Если сотрудник нарушил сроки предоставления отчета, списанная сумма может быть удержана из его зарплаты.

Как вести учет корпоративных карт (выдача, оформление, возврат)

Чаще всего компании создают специальный журнал учета.

Какие меры принимаются при утере или краже карты

В этом случае карта должна быть немедленно заблокирована путем связи с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба будет взыскана с держателя карты.

И еще одно важное правило: оплата с помощью корпоративной банковской карты производится только безналичным расчетом. Вся информация о расчетах будет отображена в выписке по счету, к которому привязана карта. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Преимущества использования корпоративных банковских карт

Корпоративные банковские карты - это удобный инструмент для предпринимателей, который имеет ряд преимуществ:

1. Оплачивать покупки онлайн с предоплатой.
2. Компания может осуществлять доступ к средствам в любое время, а также снимать наличные деньги с использованием банкомата.
3. В случае утери карты или подозрительных операций, ее можно быстро заблокировать и сохранить существующие средства.
4. Корпоративная карта позволяет быстро и легко осуществлять платежи превышающие 100 000 рублей, что выше порога, установленного для наличных расчетов.
5. Пользование картой возможно за границей, с автоматической конвертацией валют.
6. Установление лимитов расходов на карту, что делает ее использование более безопасным.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по картам, заказав детальную выписку.
8. Вы можете получать SMS-информацию обо всех операциях по карте.
9. Уведомление налоговых органов и внебюджетных фондов об оформлении корпоративных карт не требуется, а также не нужно сообщать о создании карточных счетов, так как эта обязанность отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Фото: freepik.com