Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе
Сегодня компании сталкиваются с необходимостью обработки огромного количества различных документов, и классификация является одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. Чтобы упростить эту рутина и выполнить эту задачу более эффективно, многие компании решают проблему с помощью интеллектуальных решений, таких как программные комплексы, которые могут распознавать и классифицировать документы, а также извлекать данные и проверять их на правильность.
Автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему может существенно ускорить работу сотрудников и снизить процент ошибок. В некоторых случаях, программы могут не только распознавать документы, но и проверять их корректность. Также, с помощью функции автообучения, эти программы могут формировать автоответы для пользователей или направить заявку компетентному сотруднику, что значительно экономит время на обслуживание заявок.
Документы, которые могут быть обработаны, могут быть использованы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий. Существуют также решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.
При выборе программного комплекса для обработки информации, рекомендуется присмотреться к проверенным компаниям, имеющим продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
ABBYY – одна из таких компаний. Они предлагают интеллектуальные решения для обработки и классификации документов, которые ускорят работу сотрудников и снизят процент ошибок. Благодаря этому, компании смогут упростить свою работу и сохранить время и трудозатраты на обработку документов.
Как классифицируются документы в делопроизводстве
Существует множество принципов классификации документов в делопроизводстве: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях являются два способа: классификация документов по сфере их использования и по содержанию.
Классификация по сфере использования включает следующие подгруппы:
- организационно-правовые (договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание),
- распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения),
- учетно-расчетные (бухгалтерские) (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера),
- информационно-справочные (служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные),
- нормативные (нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты) и
- коммерческие контракты или договоры.
Классификация по содержанию, или семантическая классификация, определяется по содержанию документа. Так, для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, необходимо изучить хотя бы первый абзац.
Каждый документ может быть классифицирован как по типу, так и по содержанию. Сотрудники, ответственные за обработку, должны определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему и при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных, что в свою очередь неприемлемо, если компания хочет занимать лидирующие позиции на рынке.
Также с клиентскими запросами или электронными письмами могут возникнуть проблемы. Почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины считают, что компания должна отвечать на запросы в выходные дни и в ночное время. Несвоевременные ответы на клиентские запросы могут снизить уровень доверия к компании.
Согласно данным Accenture, 83% клиентов готовы сменить компанию, если их не устроит качество сервиса.
ABBYY предлагает решения, которые могут упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов.
ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов на всех уровнях. Эти решения помогают усовершенствовать работу профессионалов из разных отраслей и подразделений компаний. Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR позволяет точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.
ABBYY Compreno — это уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках. Она производит полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу, существенно увеличивается полнота и качество информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.
Интеллектуальные решения ABBYY позволяют круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.
ABBYY FlexiCapture Engine классифицирует любые документы с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Он позволяет классифицировать все типы документов, включая структурированные, неструктурированные, заполненные на компьютере и от руки. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
ABBYY Smart Classifier SDK на базе технологии ABBYY Compreno, позволяет классифицировать неструктурированные текстовые документы на основе их содержания. Он может быть полезен, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае он проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде.
Использование интеллектуальных решений ABBYY позволяет избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. С применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.
Фото: freepik.com